Feed

Overordnet forretningsorden for EGIF Tennis & Padel

EGIF Tennis & Padel

Organisatorisk og økonomisk forretningsorden

Klubbens navn og tilhørsforhold

Navnet for klubben er ”EGIF Tennis & Padel”. Klubben er afdeling under EGIF hovedforeningen og følger de vedtægter, der gælder for alle afdelinger under EGIF.

Klubben varetager sportslige og foreningsmæssige aktiviteter indenfor tennis og padel i regi af EGIF – udendørs såvel som indendørs.

Klubben ledes af en på generalforsamlingen valgt bestyrelse efter reglerne herom i ovennævnte EGIF vedtægter.

Kassererens opgaver

Kassereren (K) foretager al bogføring og betaling.

K sørger for at der er dokumentationsbilag for alle indtægter og udgifter i foreningen og fremlægger disse bilag for den årlige revision af foreningens regnskab.

Alle udgiftsbilag skal være godkendt/attesteret af enten K eller formanden (F).

K varetager den daglige kontakt til og samarbejde med foreningens bank.

Bankaftaler indgås af F og K i forening.

K varetager alle former for påkrævede indberetninger til EGIF hovedforeningen, DGI, JTU, kommunen og andre.

K fremlægger på hvert bestyrelsesmøde til orientering en økonomisk status for indeværende år.

K udarbejder i januar måned årsregnskab for foreningen for det forgangne år og fremlægger dette med tilhørende dokumentationsbilag for foreningens generalforsamlings valgte bilagskontrollanter (B).

Det er K’s opgave og ansvar, at regnskabet hvert år udarbejdes retvisende og forståeligt for medlemmerne – dvs. med en for klubben passende informativ gruppering af indtægter og udgifter.

Efter gennemgangen af B sørger K for underskrifter på regnskabet fra samtlige bestyrelsens medlemmer samt fra revisorerne.

Det er K’s ansvar straks og i samråd med F at implementere evt. forbedringsforslag anført af B.

På foreningens generalforsamling gennemgår K de væsentlige poster i regnskabet.

K udarbejder til bestyrelsens godkendelse hvert år i januar måned et budgetforslag for det nye år inkl. forslag til kontingenter. Det af bestyrelsen godkendte budgetforslag fremlægger K til generalforsamlingens godkendelse.

Medlemsadministrationen varetages af klubbens næstformand (NF) i form af løbende ajourføring af klubbens medlems-database ift. bl.a. medlems-status for kontingentindbetalinger.

Bilagskontrollanternes (B) opgaver

Det er de generalforsamlingsvalgte bilagskontrollanter (B) ansvar og opgave hvert år i januar-februar måned at gennemgå K’s udkast til årsregnskabet for det forgangne år inkl. de bagvedliggende dokumentationsbilag.

Gennemgang af bilag kan være en totalgennemgang af alle bilag eller en så stor stikprøve, at der er rimelig vished for, at kontrollen med, om regnskabet er udarbejdet retvisende, er rimelig sikker og betryggende for generalforsamlingen.

Evt. anmærkninger og/eller forslag til forbedringstiltag skal altid fremlægges skriftligt for generalforsamlingen.

Tegningsret

Alle aftaler og dispositioner vedr. indtægter og udgifter op til 5.000 kr. inkl. moms kan på klubbens vegne besluttes og eksekveres af F, K eller næstformanden (NF) inden for de rammer bestyrelsen lægger for klubbens aktiviteter og økonomi.

Enhver aftale eller disposition som specifikt er beløbssat i budgettet og godkendt af bestyrelse og generalforsamling for et indeværende år, kan umiddelbart iværksættes af F, K eller NF - uanset beløbets størrelse forudsat at budgettets rammer på det pågældende punkt fuldt ud overholdes.
Andre dispositioner/aftaler/investeringer ud over de nævnte 5.000 kr. (altså dispositioner/aftaler/investeringer ud over det godkendte budget) fremlægges dokumenteret for bestyrelsen mhp. vedtagelse ved simpelt flertal eller evt. forkastelse.
Ved bestyrelsens vedtagelse af forslaget anføres det i budgetforslaget forud for den næstkommende generalforsamling til dennes evt. godkendelse, såfremt en beslutning tidsmæssigt kan afvente dette.
Ved akut udgift over 5.000 kr. opstået ved f.eks. pludselig skade/nedbrud på bygninger, anlæg, baner, udstyr, etc., som vil hindre eller begrænse den daglige drift/anvendelse af anlæg/udstyr,  kan F, NF og K i forening træffe beslutning om udbedring/reparation/udskiftning med efterfølgende obligatorisk afrapportering til bestyrelsen om baggrund, handling og konsekvenser.

Ovenstående betyder fx. at anskaffelse af ny boldmaskine til fx 15.000 kr., som ikke er akut nødvendig (fordi den gamle fortsat fungerer) fordrer en samlet bestyrelsesbeslutning (simpelt flertal) og inkludering i næste års budget med efterfølgende generalforsamlingsgodkendelse til evt. eksekvering i dette næstkommende budgetår.

Udlæg

Medlemmer, der har lagt ud for foreningen ved indkøb af fx udstyr, kan få pengene refunderet ved henvendelse til K mod relevant skriftlig dokumentation af udgiften. K eller F skal godkende alle sådanne refusioner.

Frikontingenter

Bestyrelsens medlemmer har frikontingent gældende personen samt dennes ægtefælle/sambo og hjemmeboende børn.

Tilsvarende gælder for udnævnte æresmedlemmer, klubbens trænere, frivillige banefolk, faste turnerings-arrangører og andre faste frivillige hjælpere (ikke holdledere) i klubben. Frikontingenter er ikke livsvarige, med undtagelse af specifikt udnævnte æresmedlemmer, men afhænger af ovennævnte frivillige funktioner i klubben.

K og F gennemgår hvert år i april-maj måned den samlede medlemsliste for at tilsikre, at kun berettigede personer får frikontingent.

Udnævnelse af et medlem til æresmedlem kan kun ske med 100% enighed i bestyrelsen. Æresmedlemsskabet er livsvarigt.

Udover ovennævnte klubinterne frikontingenter kan klubben i forbindelse med sponsoraftaler give eksterne sponsorer et specifikt aftalt antal frikontingenter (spiller-numre), som sponsorens ansatte kan benytte vederlagsfrit. Sponsoraftaler kan kun indgås af F, K eller NF.

Bestyrelsen skal vedr. ovennævnte frikontingent-politik til enhver tid afbalancere hensynet til klubbens samlede økonomi med hensynet til en rimelig honorering af frivillig indsats i klubben.

Aflønning af frivillige i klubben

Klubbens aktiviteter er i høj grad baseret på en frivillig indsats. Ud over den ovenfor omtalte kontingentfrihed bliver trænere og andre frivillige i klubben alene aflønnet ”symbolsk” med mindre kontante beløb, gavekort, klubtøj, julefrokost o.lign. og kun efter specifik beslutning herom i bestyrelsen hvert år.

Såfremt et medlem af klubben leverer en helt ekstraordinær stor indsats ud over ”normale” frivillige aktiviteter, som fx udvikling af en ny hjemmeside eller andre større ydelser, kan bestyrelsen specifikt beslutte en ekstra honorering herfor.

Det er K’s ansvar at bestyrelsens beslutninger herom efterleves.

Udgifter ifm. deltagelse i turneringer og stævner

Klubben dækker alle deltagergebyrer for klubbens deltagelse i holdturneringer i DGI og JTU/DTF samt stævner, hvor klubben deltager med hold.

Evt. bespisning på hjemmebane ifm. holdturneringer dækkes efter bilag og max. med 40 kr. pr. deltager i bespisningen (egne deltagere og gæsteholdet). Denne beløbsgrænse kan bestyrelsen justere i takt med prisudviklingen. Hertil giver klubben en øl/vand pr. deltager ifm. denne bespisning

Deltagergebyrer for medlemmers deltagelse i individuelle turneringer og stævner dækkes kun såfremt det godkendes af F og K i forening specifikt i hvert tilfælde.

Klubben dækker aldrig udgifter til transport/kørsel ifm. turneringer og stævner, hvad enten det er holdbaseret eller individuelt.

Udgifter ifm. kurser og møder

Efter godkendelse af F og K i forening specifikt i hvert tilfælde dækker klubben kursusgebyrer til relevante trænerkurser for de medlemmer, der er frivillige trænere eller gerne vil være det.

Fortæring, ophold og transport i forbindelse med kurser og møder dækker klubben ikke.

Evt. deltagergebyrer ifm. møder, konferencer, seminarer o.lign dækkes kun efter specifik beslutning i bestyrelsen i hvert enkelt tilfælde. Ingen andre udgifter end selve deltagergebyret dækkes af klubben.

Dækning af andre medlemsudgifter

Klubben dækker ingen andre udgifter for medlemmerne end de ovenfor nævnte udgiftstyper. Dette gælder bestyrelsens medlemmer, frivillige og alle andre medlemmer af klubben. Klubben dækker således som eksempel aldrig udgifter til privat telefon/internet, private tennisabonnementer el.lign.

Nøgledeposita

Opkrævede nøgledeposita tilbagebetales ikke til udmeldte medlemmer. Fremadrettet opkræves ikke nøgledepositum ved indmeldelse, idet kontingentet anses for dækkende også nøgler/nøglekort/adgangskode.

Fortaber et medlem sin nøgle, sit nøglekort eller sin adgangskode udleveres nyt adgangsinstrument af K mod betaling af 150 kr.

Gæstespil

Gæster (ikke-medlemmer) kan sammen med klubmedlemmer spille på klubbens baner mod betaling af 75 kr. pr. person pr. time – jf. opslag herom på klubbens hjemmeside.

Mærkedage

Klubben har som politik at markere runde fødselsdage for aktive bestyrelsesmedlemmer, trænere og banefolk.

Runde fødselsdage er i denne sammenhæng: 50, 60, 70, 80, 90, 100,...

Runde fødselsdage markeres med en blomsterhilsen eller vingave i størrelsesordenen 250 kr.

Sponsoraftaler

Enhver sponsoraftale skal godkendes af F, NF eller K. Sponsoraftaler skal altid være dokumenteret og underskrevet skriftligt af begge parter og være arkiveret hos F.

Investeringsreserver

Bestyrelsen beslutter hvert år, hvilket beløb, der af årets driftsoverskud evt. skal hensættes (debiteres som driftsomkostning og krediteres hensættelser i passivsiden af balancen) til brug for fremtidige investeringer. Denne investeringsreserve kan kun anvendes (disponeres) efter beslutning herom til specifikke formål i bestyrelsen.

Fremtidige anvendelser af investeringsreserven reducerer reserven i balancen (debet postering) og er en indtægt på driften (kredit postering) til modregning af den aktuelle besluttede faktiske udgift, således at netto driftseffekten i disponeringsåret bliver nul.

Stående udvalg i EGIF Tennis & Padel.

Understregede bestyrelsesmedlemmer har hovedansvaret for udvalgets aktivitetsområde

Træning

H.C. Hansen, H.M. Brøndum (F), Hanne Baxter, Kim Borg (NF)

Koordination og plan for klubbens træning og træneruddannelse indenfor padel og tennis.

Turneringer

Thomas Hytting; Kim Borg (NF); Hanne Baxter

Koordination af klubbens afholdelse/deltagelses i holdturneringer og individuelle turneringer i padel og tennis

Baneanlæg og klubhus

Troels F. Hansen; Stinne Bøggild

Drift, vedligehold og investeringsoplæg til bestyrelsen

Sponsorer

H.M. Brøndum (F); Troels F. Hansen

Etablering og drift af sponsoraftaler. Fondsansøgninger.

Økonomi- og koordinationsudvalget

H. M. Brøndum (F), Ketlina Pedersen (K), Kim Borg (NF)

Varetager tegningsret jf. klubbens forretningsorden, koordinerer hastesager herunder evt. indkaldelse til ekstraordinært bestyrelsesmøde.

Kommunikation og medier

H.M. Brøndum (F);

Koordineret vedligehold og udvikling af website, Facebook og medlemsinformation. Ekstern mediekommunikation.

Foreningsudvikling af padel

H.M. Brøndum (F); Kim Borg (NF); H.C. Hansen; Troels F. Hansen

Koordineret indsats for at få padel godt etableret og integreret som sportsgren i klubben

 

Godkendt af bestyrelsen for EGIF Tennis, 2. juni 2022